Cara Membuat Mail Merge di LibreOffice


Cara Membuat Mail Merge dengan LibreOffice

Cara mudah membuat Mail Merge dengan aplikasi office open source LibreOffice!

Pernah membuat surat yang ditujukan ke banyak penerima? Anggaplah ada ratusan penerima jumlahnya. Kalo dikerjakan secara manual satu-satu jelas ngabisin waktu kan, untuk itulah kita gunakan fungsi mail merge.

Biar lebih mudah, kita langsung ke intinya aja . . .

Persiapan Database dan Dokumen Surat

Sebagai contoh disini saya mempunyai dokumen surat menyurat dengan format seperti berikut ini.

Latihan Mail Merge: Contoh Format Surat

Lalu data penerima dalam format spreadsheet seperti ini.

Latihan Mail Merge: Data Penerima

File-file contoh tersebut bisa anda unduh disini.

Membuat Mail Merge pada LibreOffice Writer (Word)

Dari contoh file di atas, sekarang kita buka dokumen format surat menggunakan aplikasi LibreOffice Writer.

Selanjutnya pilih menu: Edit > Exchange Database.

LibreOffice Edit Exchange Database

Lalu Browse dan pilih dokumen spreadsheets tadi, contoh disini nama file nya adalah: "Data Orang.ods"

LibreOffice Mail Merge : Browse file Spreadsheets
Pilih sheet yang sesuai dengan nama sheet yang ada pada dokumen tersebut, misalnya disini namanya Sheet1.

LibreOffice Mail Merge : Pilih Nama Sheet

Selanjutnya pilih Define.
Database tersebut sekarang sudah berhasil disimpan dan siap untuk digunakan.

Masih dalam LibreOffice Writer, sekarang pilih menu View > Data Source, atau dengan shortcut keyboard CTRL + Shift + F4 seperti ini.

LibreOffice Mail Merge: View Data Source

Tampilannya view-nya akan berubah menjadi seperti ini.

LibreOffice Mail Merge: Data Source
Nah sekarang tinggal drag and drop kolom yang dibutuhkan sesuai field masing-masing sesuai format surat.

Sehingga tampilannya menjadi seperti di bawah ini.

LibreOffice Mail Merge: Tampilan Link Data
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan output dokumen.

Menyimpan Output Dokumen dari Fungsi Mail Merge

Untuk yang ini silahkan disesuaikan dengan kebutuhan, maksudnya mau dibuat individual (satu per satu) atau mau disatukan saja dalam satu dokumen.

Sekarang pilih Print, jika ada peringatan pilih saja Yes.

LibreOffice Mail Merge: Print Dokumen

Selanjutnya silahkan pilih seperti yang tadi saya jelaskan, sebagai contoh disini saya memilih menyimpannya secara individu.

LibreOffice Mail Merge: Individual Dokumen

Silahkan disesuaikan dengan kebutuhan, dan lihat inilah hasilnya.

LibreOffice Mail Merge: Output Individual

Mudah kan? Menghemat waktu jika dibandingkan dengan menulisnya secara manual. Jika ada yang lebih mudah ngapain dibikin susah . . .

Selamat mencoba dan salam open source!

1 comment:

  1. pd exchange data base sy tdk ditemukan data marga mails yg sudah saya bikin sebelumnya mas, bisa di kasih solusinya gx mas? terima kasih

    ReplyDelete

Silahkan gunakan nama asli dalam berkomentar. Profil unknown / anonim tidak akan di-approve! Terima kasih.